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Un restaurante, una oficina cualquiera, una clínica dental… Tu negocio puede empezar a mejorar su rentabilidad gracias a la calidad de su Back Office. Así que, piensa: ¿Cómo gestionas a tus proveedores? ¿Garantizas el cumplimiento de las bases establecidas? ¿Tus clientes esperan demasiado tiempo para la facturación? ¿La gestión del personal es muy lenta? ¿Están desorganizados algunos documentos de carácter interno que son vitales para la empresa? ¿Cómo estás actualizando tu base de datos? ¿Haces seguimiento de la información que envías a tus clientes potenciales? ¿Cómo garantizas el cumplimiento de la normativa?
Demasiadas preguntas a tener en cuenta ¿verdad? Las situaciones que te acabamos de describir reflejan indicios de la necesidad de mejorar la calidad del Back Office. Así que, presta atención a lo que vamos a contarte en este post.
Back Office, el lugar donde gestionar tus tareas administrativas
El Back Office no es solo una parte de la empresa, sino el lugar donde gestionar todos los procedimientos internos y las tareas administrativas que no están directamente relacionadas con la interacción con el cliente. Es decir:
- Facturación, cobros y pagos. Abonos y cargos, archivos de facturas, seguimiento de pedidos, gestión de incidencias relacionadas, recuperación de facturas de proveedores, validación, preparación de los pagos, contabilización, etc.
- Administración. Incluye diferentes áreas, desde Recursos Humanos (gestión del personal, organización de la plantilla empresarial…), hasta Administración (informes, archivo de documentos, actualización de bases de datos, tramitación de correo electrónico, etc.).
- Atención al cliente. Se atienden reclamaciones y consultas recibidas por distintas vías, el seguimiento de la información enviada a los clientes, la redacción de formularios, y otros tipos de comunicación directa.
- Seguimiento de emails en campañas. Las TIC están conectando de manera bidireccional las empresas y clientes, y los emails necesitan estar clasificados en función de diferentes factores que permitan una redacción y gestión exitosa.
Gestionar de forma correcta el Back Office requiere el apoyo de la tecnología, lo que permitirá reducir costes operativos y mejoras en la toma de decisiones respecto a cuestiones estratégicas relacionadas con el desempeño de su actividad. Todo lo que ocurre en la trastienda de las empresas es incluso más importante que lo que ocurre de cara al público.
Incrementar la rentabilidad de tu empresa con un buen Back Office
El gran objetivo de las empresas apunta al aumento de la rentabilidad sin poner en riesgo el funcionamiento y los costes. Las tecnologías están cumplimiendo un papel decisivo en este objetivo, ya que son las aliadas perfectas para conseguirlo. Tanto es así, que muchos negocios ya están externalizando su Back Office y transformándolo digitalmente.
Esta es la opción que la mayoría de los negocios están escogiendo para incrementar su rentabilidad por varias razones:
- Mejora la eficiencia operativa gracias a los procesos optimizados que ayudan a garantizar que todos los problemas son tratados de forma correcta.
- Mejora la experiencia de usuario debido a la provisión de capacidades acordes a las de los consumidores, como el acceso en cualquier momento y lugar.
- Reduce los costes operativos y transaccionales, ya que la optimización elimina el esfuerzo manual innecesario, y potencia el autoservicio de los empleados y sus capacidades self-help.
- Mejora continua del servicio debido a la mayor visibilidad. Permite identificar nuevas oportunidades de mejora.
- Aumenta la visión del rendimiento debido a que el personal observa en tiempo real las operaciones y su seguimiento.
- Estandariza la compañía y no solo procesos optimizados. Además, también constituye un único punto de servicio y soporte a medida.ç
- Mejora la comunicación y los accesos. Teléfono, correo electrónico, chats y otros canales de transmisión.
- Aumenta el retorno de la inversión (ROI).
¿Necesitas mejorar el Back Office de tu empresa? Todas estas mejoras influyen positivamente en la rentabilidad.
Desarrollo de tu Back Office a medida
La transformación de tu Back Office comienza por detectar la necesidad. Existen equipos profesionales en desarrollo de software y Back Office preparados para crear una web de acceso privado (Login) a través de la que gestionar tus aplicaciones desde cualquier lugar. Gracias a esta alternativa, ni siquiera tienes porqué tener conocimientos de lenguaje para manejar la base de datos, sino que todo esto se sustituye por una interfaz gráfica que brinda acceso a cualquier parte.
Este proceso comienza por un objetivo (trabajar acciones para los usuarios en la web), continúa por los interventores (los administradores y colaboradores del proceso que gestionan facturas, clientes, partners…), el análisis y el diseño (se crea un boceto en base a los datos recogidos del análisis y se crea el diseño según la interfaz seleccionada), implementación, pruebas y test (se evalúa el resultado y se tiene en consideración que estamos ante un software que soportará peticiones simultáneas de usuarios).
¿Necesitas gestionar tus procesos administrativos de una forma mucho más automatizada? No dudes en preguntarnos. Estaremos encantados de escucharte.
